Reference number: cc3a1577-294f-4988-8f0c-5e2a77eae8ef

BDA No: F02

II.1.1) Title: Drukwerk routenmagazine 2025 - Toerisme Oost-Vlaanderen
II.1.4) Short description: Het drukken en afwerken van één editie van het magazine 'Routen' van Toerisme Oost-Vlaanderen + het drukken van een extra brief + het verzenden

Beschrijving
De opdracht bestaat uit volgende onderdelen:
• Het drukken en afwerken van één editie van het magazine ‘Routen’ van Toerisme Oost-Vlaanderen. De
voorziene oplage bedraagt 110.000 exemplaren. Dit is een vermoedelijke hoeveelheid.
• Het drukken van een extra brief (85.000 ex). Dit is een vermoedelijke hoeveelheid.
• Het verzenden van ongeveer 85.000 exemplaren (+/- 80.000 binnenlandse adressen, +/- 5.000 buitenlandse
adressen vooral in Nederland), naar de abonnees van het magazine. Dit is een vermoedelijke hoeveelheid.
• Deze 85.000 ex. dienen geleverd te worden onder paper wrap, individueel verpakt, vergezeld van een extra
brief. Op de wrap dient het adres te worden aangebracht op basis van een databestand geleverd door Toerisme
Oost-Vlaanderen. De geselecteerde inschrijver staat in voor de handling met betrekking tot de verzending en
het voorschieten van de portkosten.
• Het verzenden van ongeveer 10.000 exemplaren, naar 64 Oost-Vlaamse diensten voor toerisme en infopunten.
• Het leveren van ongeveer 15.000 exemplaren in het magazijn van Toerisme Oost-Vlaanderen, te Gent


3.2 Technische gegevens van de opdracht
3.2.1 Magazine
Formaat: gesloten: B195 mm x H265 mm
Pagina's: 68 p binnenwerk + 8 p uitscheurbare routekaarten + 4 p cover
Binnenwerk: FSC houtvrij Offset wit 90 g EN
Routekaarten 8 pagina’s zijn uitscheurbare routekaarten: FSC houtvrij offset wit 190 g voorzien van
horizontale en verticale perfolijnen (1 verticale perforatielijn dicht bij de rug en 1
horizontale perforatielijn in het midden van de pagina)
Cover: 4 pagina’s, FSC houtvrij offset wit 250 g
Opdruk: recto verso, quadri aflopend
Afwerking: garenloos gebonden
3.2.2 Brief
Formaat B195 mm x H265 mm
Papier offset wit 80 g
Kleur Recto, quadri
De brief wordt aan het magazine bijgevoegd onder wrap.
3.2.3 Wrap
De exemplaren die worden verzonden naar abonnees dienen geleverd te worden onder paper wrap,
individueel verpakt, vergezeld van een extra brief. Op de wrap dient het adres te worden aangebracht op
basis van een databestand geleverd door Toerisme Oost-Vlaanderen en het adres van de afzender. Varianten
hierop zijn niet toegestaan.
3.2.4 Verpakking
De exemplaren die niet naar abonnees worden verzonden worden handzaam in kartonnen dozen verpakt
met vermelding van het aantal stuks.
3.2.5 Oplage
Magazine: 110.000 ex.
Brief: 85.000 ex.
De oplage betreft een vermoedelijke hoeveelheid, die kan wijzigen ten gevolge van een stijging of daling
van het aantal abonnees.
3.2.6 Digitaal bestand
Na gunning wordt de levering van het drukklaar bestand voor magazine, brief en adresbestand (Excel)
afgesproken. De uiterste datum voor levering van dit bestand dient reeds in de offerte te worden vermeld
(zie 3.2.8.)
3.2.7 Portkosten
We verwachten van de opdrachtnemer dat de best mogelijke verzendingstarieven worden nagestreefd.
Het formaat, aantal pagina’s en gebruikte papier zou direct mailing mogelijk moeten maken. De
opdrachtnemer betaalt deze portkosten. Deze worden door de aanbesteder terugbetaald op vertoon van
betalingsbewijs. Voor zendklaar maken, leveren bij postkantoor naar keuze, … betaalt TOV de opdrachtnemer
een globale prijs, die vermeld wordt in de inventaris. In de inventaris dienen dus geen portkosten zelf te
worden ingevuld. De globale prijs wordt aan de inschrijver betaald samen met de terugbetaling van de
portkosten.
3.2.8 Uitvoeringstermijn
We verwachten van de inschrijver een uiterste opleverdatum van onze drukklare bestanden om tot een
verzending te komen op 31 maart 2025. Deze uiterste opleverdatum mag niet vroeger liggen dan 1 maart.,
De gedeeltelijke uitvoeringstermijn is dwingend van aard en geeft bij overschrijding ervan aanleiding tot
vertragingsboetes.
3.2.9 Afhandeling van de opdracht
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de correcte verzending en levering van de opdracht. Alle
contacten met de post gebeuren door de opdrachtnemer en deze neemt alle nodige maatregelen die zorgen
voor een correcte verzending en levering van het magazine bij de abonnees ook al zouden deze niet expliciet
in dit bestek vermeld zijn.
3.3 Voorbeeldexemplaar
Inschrijvers kunnen een voorbeeldexemplaar aanvragen van het vorige Routen magazine en de bijhorende
brief. Dit kan via mail: davine.peleman@oost-vlaanderen.be.