Reference number: db8f06d9-fc9a-4a96-b9db-70b741d76799

BDA No: F01

II.1.1) Title: Automatisering van de interne bedrijfsprocessen
II.1.4) Short description: Deze overheidsopdracht voorziet de automatisering en het beheer van de belangrijkste bedrijfsprocessen van de aanbestedende overheid d.m.v. de implementatie van een geïntegreerd softwaresysteem (‘Enterprise Resource Planning’ of ERP) op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central. De uitvoering van de opdracht omvat volgende dienstverlening: - detailanalyse: fit/gap-analyse van de interne bedrijfsprocessen; - implementatie van de nieuwe ERP-toepassing: implementatie en programmatie installatie, configuratie en parametrisatie opleiding en opstartbegeleiding


De opdracht beoogt een sterke integratie van de bestaande softwaresystemen en voorziet in opvolging van
aflopende applicaties. Momenteel worden volgende toepassingen gebruikt binnen de organisatie:
- Microsoft Office 365
- Microsoft Sharepoint en Teams
- Microsoft Azure (cloud-platform)
- Microsoft Forms
- NinjaOne (IT-beheer)
- Acerta Connect (loonverwerking)
- Idewe-platform (Edpbw)
- Vaph-platform Vlaamse overheid
- PlanExpert (personeelsplanning) (aflopend)
- Galantis Mytime (werktijdbeheer)
- Delphi (inkoopfacturenbeheer) (aflopend)
- Winbooks (boekhoudpakket) (aflopend)
- eQCare (zorgsector-cliëntenbeheer)
- 3P-platform (gepland) (overheidsopdrachten, contractbeheer)
De belangrijkste doelen van de nieuwe ERP-toepassing zijn:
- stroomlijning, standaardisering en vereenvoudiging van de bedrijfsprocessen;
- kleinere afhankelijkheid van menselijke tussenkomst en/of kennis en ervaring;
- ruimer overzicht op de volledige keten;
- beperking van risico’s als gevolg van verouderde software;
- groter gebruiksgemak door beperkte leercurve;
- correctere en sneller beschikbare data voor rapportering
Implementatie van volgende modules van de ERP-toepassing wordt voorzien:
- financieel beheer;
- supply chain management: in-en aankoop-en voorraadbeheer;
- medewerkersbeheer: werkplanning technische ploeg, IT-ticketing, HR-management
(vormingen, sociaal secretariaat);
- logistiek beheer: aanwezigheidslijsten ophaalvervoer;
- klantrelatiebeheer.
De aanbestedende overheid beschouwt volgende criteria als cruciaal voor uitvoering van de opdracht:
- ervaring met de opbouw en implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central in de sector
voor personen met een beperking;
- kennisoverdracht in de organisatie: het realiseren van training en vorming door de uitvoerder met
het oog op verwerving van autonomie voor de aanbestedende overheid tijdens het verdere proces;
- opleiding van de eigen ICT-medewerkers van de aanbestedende overheid in functie van autonoom
beheer, onderhoud en aanpassing van het systeem;
- aanbod van op de non-profitsector afgestemde software-licenties.
De aanbestedende overheid kiest voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als cloud-gebaseerde
bedrijfssysteemoplossing omwille van de volgende voordelen t.o.v. andere systemen:
- flexibiliteit;
- functionaliteit;
- geschiktheid voor complexere processen;
- modulariteit;
- optimale integratie van de bestaande Microsoft-applicaties.
Daarnaast kent het systeem ook andere voordelen:
- geen installatie of onderhoud;
- schaalbaarheid;
- up-to-date;
- toegankelijkheid.