Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée est obligatoire pour toutes les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA. Pour les marchés publics (B2G), l'obligation existe déjà depuis mars 2024. Ce double cadre impose aux soumissionnaires d'être pleinement équipés. Voici ce que vous devez savoir pour rester conforme et compétitif.
B2G : déjà obligatoire dans les marchés publics
Depuis le 1er mars 2024, toute entreprise exécutant un marché public belge doit envoyer ses factures en format électronique structuré via le réseau Peppol. Cette obligation concerne tous les niveaux de pouvoir (fédéral, régional, communal) et s'applique aux marchés dont la valeur estimée atteint ou dépasse 3 000 EUR HTVA.
- Envoi obligatoire via le réseau Peppol pour tous les marchés publics ≥ 3 000 EUR HTVA
- Les factures PDF envoyées par email ne sont plus acceptées par les pouvoirs adjudicateurs
- Le format structuré UBL (Universal Business Language) est le standard imposé
B2B : la nouvelle obligation 2026
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent émettre et recevoir des factures électroniques structurées entre elles via le réseau Peppol. Cette mesure, inscrite dans la loi-programme du 22 décembre 2024, vise à lutter contre la fraude à la TVA et à moderniser les échanges commerciaux.
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions administratives pouvant aller jusqu'à 5 000 EUR d'amende par infraction. Des exceptions limitées existent pour les micro-entreprises en phase transitoire, mais la grande majorité des entreprises sont concernées dès à présent.
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est le réseau européen standardisé d'échange de documents électroniques entre entreprises et administrations. Contrairement à un simple envoi de PDF par email, Peppol permet l'échange de factures directement entre logiciels comptables, de manière automatisée et sécurisée.
- Les factures sont échangées de système à système, sans intervention manuelle
- Le format standardisé UBL garantit l'interopérabilité entre tous les logiciels compatibles
- La Belgique fait partie des pionniers européens dans l'adoption obligatoire de Peppol
Comment vous préparer en tant que soumissionnaire
Pour être en conformité et continuer à exécuter des marchés publics, voici les étapes essentielles à suivre :
- 1. Vérifiez votre logiciel comptable — Assurez-vous que votre solution de facturation est compatible Peppol et peut envoyer des factures au format UBL structuré.
- 2. Inscrivez-vous sur le réseau Peppol — Connectez-vous au réseau via un Access Point agréé (votre éditeur de logiciel comptable peut généralement vous y aider).
- 3. Testez vos envois — Effectuez des tests d'envoi et de réception de factures électroniques avec vos clients publics avant de traiter des factures réelles.
- 4. Formez votre équipe — Assurez-vous que votre personnel comptable maîtrise le nouveau processus de facturation électronique et les spécificités du format UBL.
L'impact sur vos marchés publics
La conformité en matière de facturation électronique est désormais un prérequis incontournable pour exécuter un marché public en Belgique. Un soumissionnaire qui ne peut pas émettre de factures via Peppol risque de voir ses paiements bloqués, voire de compromettre l'exécution de ses contrats publics.
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