GPC Gov : Public tenders - Vaccinatiecentrum Ethias Arena Hasselt -Aanstellen van een externe partner voor een COVID-19 vaccinatie contactcenter (callcenter)

Vaccinatiecentrum Ethias Arena Hasselt -Aanstellen van een externe partner voor een COVID-19 vaccina...

Stad Hasselt

Dispatch date: 16/02/2021

Section I: Contracting authority

Official name: Stad Hasselt
National registration number:
Address: Limburgplein 1, 3500 Hasselt, Belgium

Contact person: *********
Phone: *********
Email:*********

Section II: Object

Reference number: OCMW Hasselt-PPP083-4888/1028/2021-017-F03

BDA No: 2021-506070

II.1.1) Title: Vaccinatiecentrum Ethias Arena Hasselt -Aanstellen van een externe partner voor een COVID-19 vaccinatie contactcenter (callcenter)
II.1.4) Short description: Vanaf 1 februari zal de Stad Hasselt beginnen met de COVID-19 vaccinatie in de Grenslandhallen. In een testperiode zal nog maar 1 vaccinatielijn beschikbaar zijn, maar vanaf 15 februari moeten alle 6 lijnen operationeel zijn. De ganse operatie zal ongetwijfeld heel wat vragen oproepen bij de burgers die voor de vaccinatie uitgenodigd worden. Het valt te voorzien dat het aantal bijkomende contacten de capaciteit van de eigen informatiediensten van de stad zal overstijgen en daarom wenst men beroep te doen op bijkomende medewerkers van IPG. Deze activiteit wordt voorzien van 15 februari tot 31 oktober 2021.
Het specifieke COVID-19 vaccinatie contactcenter zal volgende taken op zich nemen:
1. Het agendabeheer van de afspraken: boeken, herboeken, registreren van niet-vaccinatie, aanvraag vaccinatie thuis;
2. Het opbellen van mensen op een reservelijst, indien er door “no shows” nog capaciteit beschikbaar is;
3. (Optioneel): Het verschaffen van algemene informatie over de vaccinatie en de praktische organisatie. Het is nog onduidelijk in welke mate algemene informatie via de Vlaamse Infolijn 1700 zal verlopen, maar ongetwijfeld zullen er daarnaast toch ook nog informatieve vragen gesteld worden die verband houden met de lokale situatie.
4. (Optioneel): Het contacteren van personen die een uitnodiging hebben gekregen maar niet op de afspraak zijn verschenen. Dit deelaspect van de opdracht is nog onzeker, aangezien het onduidelijk is of de lijsten en telefoonnummers van deze personen kunnen/mogen aangeleverd worden.

II.1.7) Total value of the procurement (excluding VAT): 4.375,50 €
II.1.6) This contract is divided into lots: NO

1
II.2.3) Place of performance - NUTS code : BE221
II.2.3) Main site or place of performance: Vaccinatiecentrum Ethias Arena te Hasselt, Gouverneur Verwilghensingel 70 te 3500 Hasselt
II.2.4) Description of the procurement:
Vanaf 1 februari zal de Stad Hasselt beginnen met de COVID-19 vaccinatie in de Grenslandhallen. In een testperiode zal nog maar 1 vaccinatielijn beschikbaar zijn, maar vanaf 15 februari moeten alle 6 lijnen operationeel zijn. De ganse operatie zal ongetwijfeld heel wat vragen oproepen bij de burgers die voor de vaccinatie uitgenodigd worden. Het valt te voorzien dat het aantal bijkomende contacten de capaciteit van de eigen informatiediensten van de stad zal overstijgen en daarom wenst men beroep te doen op bijkomende medewerkers van IPG. Deze activiteit wordt voorzien van 15 februari tot 31 oktober 2021.
Het specifieke COVID-19 vaccinatie contactcenter zal volgende taken op zich nemen:
1. Het agendabeheer van de afspraken: boeken, herboeken, registreren van niet-vaccinatie, aanvraag vaccinatie thuis;
2. Het opbellen van mensen op een reservelijst, indien er door “no shows” nog capaciteit beschikbaar is;
3. (Optioneel): Het verschaffen van algemene informatie over de vaccinatie en de praktische organisatie. Het is nog onduidelijk in welke mate algemene informatie via de Vlaamse Infolijn 1700 zal verlopen, maar ongetwijfeld zullen er daarnaast toch ook nog informatieve vragen gesteld worden die verband houden met de lokale situatie.
4. (Optioneel): Het contacteren van personen die een uitnodiging hebben gekregen maar niet op de afspraak zijn verschenen. Dit deelaspect van de opdracht is nog onzeker, aangezien het onduidelijk is of de lijsten en telefoonnummers van deze personen kunnen/mogen aangeleverd worden.

II.2.5) Award criteria:

Quality criterion

Name: : Plan van aanpak
Weighting: : 25
Name: : Samenstelling en kwalificatie van het team
Weighting: : 15
Name: : Aanvangstermijn
Weighting: : 10
Name: : Ervaring met medische/COVID gerelateerde oproepen
Weighting: : 10

Price:

Weighting: : 40

II.2.11) Options: NO
II.2.13) The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: NO

Section IV: Procedure

Gunning van een opdracht zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in het Publicatieblad van de Europese Unie in onderstaande gevallen
Motivering voor de keuze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in overeenstemming met artikel 50 van Richtlijn 2014/25/EU
Justification: Vaccinatiecentrum Ethias Arena Hasselt - COVID19
IV.1.8) The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): YES

Section V: Award of contract

Contract No: 2021-0178-01
Title: Vaccinatiecentrum Ethias Arena Hasselt -Aanstellen van een externe partner voor een COVID-19 vaccinatie contactcenter (callcenter)

A contract/lot is awarded: YES

V.2.1) Date of conclusion of the contract: 05/02/2021

V.2.2) Information about tenders

Number of tenders received: 3
Number of tenders received from tenderers from other EU Member States: 0
Number of tenders received from tenderers from non-EU Member States: 0
Number of tenders received by electronic means: 0

V.2) Award of contract : the contractors

The contract has been awarded to a group of economic operators: NO

IPG Contact Solutions NV

Phone: +32 27231811
Email: info@ipg-callcenter.be

Official name: : IPG Contact Solutions nv
Address: : Woluwelaan 158, 1831 Diegem , Belgium

The contractor is an SME: NO

V.2.4) Information on value of the contract/lot (excluding VAT): 4.375,50 EUR

Section VI: Complementary information

VI.4.1) Review body

Official name: : Rechtbank Van Eerste Aanleg
Address: : Parklaan 25 bus 2, 3500 Hasselt , Belgium

VI.5) Date of dispatch of this notice: 16/02/2021