Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Voor overheidsopdrachten (B2G) geldt de verplichting al sinds maart 2024. Dit dubbele kader vereist dat inschrijvers volledig zijn uitgerust. Dit is wat u moet weten om conform en concurrentieel te blijven.
B2G: al verplicht bij overheidsopdrachten
Sinds 1 maart 2024 moet elk bedrijf dat een Belgische overheidsopdracht uitvoert, zijn facturen versturen in gestructureerd elektronisch formaat via het Peppol-netwerk. Deze verplichting geldt voor alle overheidsniveaus (federaal, regionaal, gemeentelijk) en is van toepassing op opdrachten met een geraamde waarde van 3.000 EUR of meer (excl. btw).
- Verplichte verzending via het Peppol-netwerk voor alle overheidsopdrachten ≥ 3.000 EUR (excl. btw)
- PDF-facturen per e-mail worden niet langer aanvaard door aanbestedende overheden
- Het gestructureerde UBL-formaat (Universal Business Language) is de verplichte standaard
B2B: de nieuwe verplichting van 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen onderling uitwisselen via het Peppol-netwerk. Deze maatregel, vastgelegd in de programmawet van 22 december 2024, heeft als doel btw-fraude te bestrijden en het handelsverkeer te moderniseren.
Niet-naleving kan leiden tot administratieve boetes tot 5.000 EUR per overtreding. Er bestaan beperkte uitzonderingen voor micro-ondernemingen in een overgangsfase, maar de overgrote meerderheid van de bedrijven valt nu al onder deze verplichting.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is het gestandaardiseerde Europese netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden. In tegenstelling tot het eenvoudigweg versturen van een PDF per e-mail, maakt Peppol de uitwisseling van facturen rechtstreeks tussen boekhoudsoftware mogelijk, op een geautomatiseerde en beveiligde manier.
- Facturen worden van systeem tot systeem uitgewisseld, zonder handmatige tussenkomst
- Het gestandaardiseerde UBL-formaat garandeert interoperabiliteit tussen alle compatibele software
- België behoort tot de Europese pioniers in de verplichte invoering van Peppol
Hoe u zich kunt voorbereiden als inschrijver
Om conform te blijven en overheidsopdrachten te kunnen blijven uitvoeren, zijn dit de essentiële stappen:
- 1. Controleer uw boekhoudsoftware — Zorg ervoor dat uw facturatieoplossing Peppol-compatibel is en facturen in gestructureerd UBL-formaat kan versturen.
- 2. Registreer u op het Peppol-netwerk — Maak verbinding via een erkend Access Point (uw boekhoudsoftwareleverancier kan u hierbij doorgaans helpen).
- 3. Test uw verzendingen — Voer testverzendingen en -ontvangsten van elektronische facturen uit met uw publieke klanten voordat u echte facturen verwerkt.
- 4. Train uw team — Zorg ervoor dat uw boekhoudkundig personeel vertrouwd is met het nieuwe e-facturatieproces en de specifieke kenmerken van het UBL-formaat.
De impact op uw overheidsopdrachten
Conformiteit met e-facturatie is nu een essentiële voorwaarde voor het uitvoeren van een overheidsopdracht in België. Een inschrijver die geen facturen kan uitreiken via Peppol riskeert dat zijn betalingen worden geblokkeerd of zelfs dat de uitvoering van zijn publieke contracten in gevaar komt.
GPC Gov helpt u relevante overheidsopdrachten te identificeren en u voor te bereiden op alle administratieve vereisten. Ontdek onze monitoringdiensten om geen enkele kans te missen, raadpleeg de nieuwe Europese drempels voor 2026, leer hoe u op een overheidsopdracht kunt reageren, bekijk onze abonnementsformules, of neem contact met ons op voor persoonlijke begeleiding.