Referentienummer: fb1b59aa-e446-4f7e-9094-cfa095ed6b69

BDA nr: F02

II.1.1) Benaming: Vendor Management System (VMS)
II.1.4) Korte beschrijving: VRT gaat op zoek naar een Vendor Management System (VMS). Het systeem zal zowel door VRT als door haar MSP-dienstverlener gebruikt worden voor het beheren van leveranciers, en automatiseren van recruitment en administratieve processen voor ingehuurd talent.

1. Leveranciersmanagement
Het beheren van het leveranciersbestand. Hieronder valt:
- het registreren van potentiële leveranciers;
- on- en offboarden van leveranciers;
- registreren en monitoren van leveranciersovereenkomsten;
- rapportage van prestatiebeoordelingen van leveranciers;
2. Beheren van opdrachten
Voor het beheer van de opdrachten moet het mogelijk zijn om een integratie op te zetten
met het ATS-systeem van VRT (momenteel is dit HR-Office). Opdrachten worden
aangemaakt en opgevolgd in de ATS. Volgende zaken gebeuren via de VMS:
- publiceren van opdrachten via de marktplaats (van de VMS);
- opvolging van voorgestelde inhuurkrachten (longlist en shortlist); rangschikken van
de meest geschikte kandidaat volgens de specificaties in de aanvraag;
3. Administratie en centrale opslag in contractenregister
Gebruik van contractentemplates, die compliant zijn aan bestaande wet- en regelgeving en
aan de eigen regels en procedures van de organisatie:
- toevoegen (al dan niet automatisch) van bestelbonnumer en positie aan het contract
in de VMS;
- signaleren van einde opdrachten;
4. Uren- en onkostenregistratie + Facturatie
Het moet mogelijk zijn om een integratie op te zetten met het ERP-systeem van VRT
(momenteel is dit SAP):
- een urenregistratie aan de hand van verschillende tariefstructuren, afhankelijk van de
afdeling en type contract;
- goedkeuring van geregistreerde uren: een goedgekeurde timesheet resulteert in een
automatische goederenontvangst op de bestelling van de opdracht in onze financiële
backbone (momenteel SAP);
- self-billing (reversed billing); faciliteren van de facturatie naar leveranciers op basis
van in de VMS goedgekeurde uren, tarieven en onkosten;
- alle facturen moeten als e-factuur naar het Mercurius-platform gestuurd worden in
het peppol formaat. VRT haalt vervolgens de facturen vanop Mercurius op;
6. Rapportering
Beschikbaar maken van rapporten op verschillende niveaus om inzicht te krijgen in uitgaves,
kwaliteit en kwantiteit van externe medewerkers:
- op contractorniveau: voor huidige contracten en afgesloten contracten, op vlak van
gepresteerde uren, contractduur, vorige contracten, .... Eventueel ook grafisch (Vb.
Evolutie in tarieven);
- op VRT-afdelingniveau: hoeveel contractors per afdeling, hoeveel gepresteerde
uren, verdeling over aantal leveranciers, gemiddelde prijs per profiel, ...;
- Het moet mogelijk zijn dat er een feed komt tussen databron VMS en de datalake VRT
op AWS voor additionele rapportering die niet gefaciliteerd kan worden door de VMS
zelf;
Huidige situatie op VRT
VRT zet op vandaag een 250-tal profielen in op jaarbasis via haar VMS.

II.1.5) Valeur totale estimée 375,00K €