Referentienummer: 9317b4b3-b153-4dc1-9819-c6800ab96490

BDA nr: F02

II.1.1) Benaming: Leveren en implementeren kernapplicatie
II.1.4) Korte beschrijving: Leveren en implementeren kernapplicatie

Voorwerp van deze diensten: De opdracht omvat het leveren, implementeren en in gebruik stellen
van een uitsluitend Nederlandstalig softwarepakket voor huuradministratie, facilitair beheer,
vastgoedinventarisatie en document- en dossierbeheer.
Plaats van dienstverlening: Provincie Limburg


I.2 Toelichting van de opdracht.
I.2.1 Huidige situatie
Wonen in Limburg maakt momenteel gebruik van 8 afzonderlijke instanties van haar kernapplicaties,
verdeeld over 19 verschillende kantoren. De huidige situatie bestaat uit 6 instanties van GNP+
(Gashnet), gehost in de cloud, in combinatie met 2 instanties van Ordiges (Lord), gehost on premise.
Elke instantie beschikt daarbij over een eigen datamodel en hanteert specifieke werkprocessen en
procedures, waardoor er aanzienlijke onderlinge verschillen bestaan. Deze situatie leidt tot
inefficiëntie, verhoogde beheerslast, en bemoeilijkt het verkrijgen van uniforme en kwaliteitsvolle
managementinformatie.
I.2.2 Gewenste situatie
Wonen in Limburg wenst één externe leverancier aan te stellen die een geïntegreerde
softwareoplossing aanbiedt. Deze oplossing moet toelaten om de huidige 8 instanties van
kernapplicaties stapsgewijs te consolideren tot één uniforme en centrale applicatie, waarbij zowel het
datamodel als de werkprocessen gestandaardiseerd worden. Het eindresultaat dient te voldoen aan de
bestaande integratievoorwaarden met Wonen in Vlaanderen (hierna: WIV). Hieraan is momenteel
voldaan per instantie, het is de bedoeling dat de geconsolideerde applicatie deze koppeling opnieuw
integreert volgens de standaarden van WIV.
I.2.3 Onderdelen van de opdracht
I.2.3.1 Stap 1: Uniformisering van data
De leverancier stelt een traject voor waarin bestaande datasets uit de verschillende instanties
geanalyseerd, geharmoniseerd en gestandaardiseerd worden. Dit gebeurt met maximale aandacht
voor datakwaliteit, integriteit en volledigheid. De aanpak moet concreet beschreven worden, inclusief
methodieken voor data mapping, data cleansing en validatie.
I.2.3.2 Stap 2: Uniformisering van werkwijze
Na de data-uniformisering stelt de leverancier, in nauw overleg met WIL en haar gebruikers, een
gemeenschappelijke werkwijze op voor alle kantoren. Hierbij wordt veel belang gehecht aan
gebruiksvriendelijkheid en een realistische implementatie van nieuwe processen. De leverancier dient
te voorzien in interactieve workshops en consultatiemomenten met gebruikers, om draagvlak te
creëren voor de nieuwe uniforme procedures.
I.2.3.3 Stap 3: Consolidatie naar één centrale applicatie
Op basis van de gerealiseerde data- en procesuniformiteit volgt een consolidatie van de 8 bestaande
applicaties naar één centrale, uniforme applicatie. Dit omvat ook de technische migratie van alle
relevante gegevens. Vanaf dit punt moeten alle gebruikers duidelijk op de hoogte zijn van de nieuwe
uniforme werkmethodiek en het bijhorende databeheer.
I.2.3.4 Change Management & Opleiding
Gedurende het gehele traject wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan change management. De
leverancier voorziet in een gestructureerd verandertraject waarbij continue dialoog met de
eindgebruikers centraal staat.
Daarnaast is er bijzondere aandacht voor het opleiden van medewerkers. Dit omvat minstens:
 Op maat gemaakte trainingen per gebruikersgroep
 Heldere en toegankelijke documentatie en handleidingen
 Actieve begeleiding en ondersteuning tijdens en na de implementatiefase
I.2.3.5 Samenvattend
De leverancier is integraal verantwoordelijk voor het begeleiden van WIL in het volledige traject van
data- en procesuniformisering tot consolidatie in één centrale softwareoplossing, inclusief alle
benodigde opleidingen en change management-activiteiten. Dit om te komen tot een
gebruiksvriendelijke en kwalitatieve implementatie, gedragen door alle gebruikers binnen de
organisatie